Die meisten Systemprojekte scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern an dem Stück dazwischen: Der Vertrag ist unterschrieben, das System ist konfiguriert – und im Betrieb arbeiten alle weiter wie vorher, weil niemand die Prozesse angepasst, die Führungskräfte geschult und die Ausnahmen geklärt hat. Ich begleite genau diese Strecke: vom Angebot bis zur Anwendung.

Zeitwirtschaft und Zeiterfassung einführen

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung steht das Thema in fast jedem Mittelstandsbetrieb auf der Liste – meist ohne dass jemand Zeit hätte, es sauber zu machen. Was dazugehört: Anforderungen aus dem Betrieb heraus definieren (Schicht, Vertrauensarbeitszeit, Außendienst, Teilzeit, Rufbereitschaft), Systemauswahl, Konfiguration von Arbeitszeitmodellen und Konten, Regelung von Pausen, Überstunden und Kappungen, die Betriebsvereinbarung, Schulung von Führungskräften und Beschäftigten – und die Frage, wer die Ausnahmen entscheidet.

Payroll-Wechsel und Abrechnungsprojekte

Der Wechsel des Abrechnungsdienstleisters oder der Aufbau einer eigenen Payroll ist das Projekt mit dem geringsten Fehlerbudget im Unternehmen: Wenn die Abrechnung nicht stimmt, ist das Vertrauen sofort weg. Ich habe Payroll und Zeitwirtschaft in einem Werk implementiert, Datenmigrationen begleitet und Schnittstellen zum Lohnbüro aufgebaut. Kritisch sind immer die gleichen Punkte: Stammdatenqualität, Stichtag und Jahreswechsel, Parallelabrechnung, Bescheinigungswesen und die Frage, wer im Zweifel entscheidet.

Shared Service: rein und raus

Beide Richtungen kommen vor, und beide brauchen Struktur. Rein: Prozesse standortübergreifend vereinheitlichen, Standards definieren, Zuständigkeiten neu ziehen, Servicelevels vereinbaren – und den Standorten erklären, was sie gewinnen und was sie abgeben. Raus: Rückführung aus einem Shared Service Center oder von einem Dienstleister, wenn Nähe und Reaktionszeit wichtiger geworden sind als Skaleneffekte. Ich habe standortübergreifende HR-Prozesse in einem Logistikkonzern vereinheitlicht und in mehreren Unternehmen die Personalarbeit vor Ort neu aufgebaut – die Perspektive kenne ich von beiden Seiten.

Prozesse und Strukturen: die eigentliche Arbeit

Systeme zwingen zu Entscheidungen, die vorher niemand treffen musste: Wer genehmigt Urlaub, wenn die Führungskraft im Urlaub ist? Was passiert mit Zeitguthaben bei Austritt? Wer pflegt Stammdaten? Deshalb ist jedes Systemprojekt in Wahrheit ein Organisationsprojekt. Ich nehme die Prozesse auseinander, ordne Rollen und Entscheidungswege neu und dokumentiere sie so, dass sie ohne mich funktionieren.

Change bis zur Anwendung

• Kommunikation an Belegschaft und Führungskräfte, abgestuft nach Betroffenheit
• Schulungen in Gruppen, die zusammen arbeiten – nicht nach Hierarchie sortiert
• Kurzanleitungen und Ausnahmeregeln schriftlich, nicht als Systemhandbuch
• Begleitung der ersten zwei Abrechnungs- oder Abschlusszyklen
• Nachsteuerung nach 90 Tagen: Was wird umgangen, und warum?

Belege aus der Praxis

HRIS-Einführung (Personio) inklusive Datenmigration, Schnittstellen zum Lohnbüro und Recruiting-API in einer wachsenden Unternehmensgruppe. Implementierung von Payroll und Zeitwirtschaft beim Aufbau eines Werks in der Baustoffindustrie. Standortübergreifende Vereinheitlichung eines Entgeltfortzahlungsprozesses in einem Logistikkonzern. Entwicklung eines Arbeitszeitmodell-Rahmens mit Zeiterfassungspflicht, Konten und Betriebsvereinbarungslogik.

Nächster Schritt

30 Minuten Erstgespräch, kostenfrei. Sagen Sie mir, welches System ansteht oder wo es hakt – ich sage Ihnen, was daran ein Technik- und was ein Organisationsthema ist.

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